Forretningsorden i Hørsholm Senior Idræt.

 

Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes i starten af måneden i perioden 1. august – 31. maj og efter behov.

 

Dagsorden for bestyrelsesmøder samt materiale/indstillinger til behandling sendes senest en uge før afholdelse.

 

Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:

 

1. Velkomst.

2. Godkendelse af referat fra sidste møde.

3. Meddelelser fra formand, udvalg og andre.

4. Økonomisk status ved kassereren.

5. Sager til behandling.

6. Vagter.

7. Næste møde.

8. Eventuelt.

 

Møderne ledes af formanden.

Beslutningsreferat skrives af sekretæren og tilstræbes udsendt inden for en uge efter mødet.

Beslutninger, der ikke kan afvente et bestyrelsesmøde, klares primært via e-mail.

 

Suppleanter

Suppleanter deltager i alle møder uden stemmeret og deltager i løsning af foreningens opgaver, jfr. den vedtagne arbejdsfordeling.

 

Afstemning

Bestyrelsen sigter efter konsensus, og afstemning vil kun undtagelsesvis forekomme og sker efter disse regler:

• Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 stemmeberettede bestyrelsesmedlemmer er til stede, hvoraf den ene enten er formanden eller dennes stedfortræder.

• I tilfælde af stemmelighed, er formandens eller dennes stedfortræders stemme afgørende.

 

Udvalg og ad hoc grupper

Bestyrelsen kan løbende nedsætte udvalg eller ad hoc grupper, som refererer til bestyrelsen eller stående udvalg.

 

Vagter

Telefonvagt uden for skoleferien 

Onsdage kl. 11.15-12.00

Telefon: 2074-6661

 

Instruktører

HSI vil inddrage instruktørerne og udnytte deres viden, så vi kan videreudvikle HSI.

Der afholdes op til 2 årlige instruktørmøder.

 

Kurser, turneringer o.a.

Økonomisk hjælp til kurser, turneringer og lignende, tages op af bestyrelsen fra gang til gang.

Kurser: Efter godkendelse op til kr. 900 pr. kursus

Turneringer: Efter godkendelse med op til halvdelen, dog max kr. 100 pr. turnering pr. deltager

 

 

Midler

HSI’s midler skal forvaltes, så de kommer holdledere/instruktører og idrætsholdene til gode i størst muligt omfang.

Bestyrelsen skal sikre at HSI typisk har en kassebeholdning på mindst kr. 100.000 for at imødegå uforudsete udgifter.

 

Kommunikation

Bestyrelsen kommunikerer i det daglige via mail, samtidig med, at den har en kritisk holdning til hvad der orienteres om ad denne vej.

Orientering til medlemmer sker så vidt muligt via mail.

Foreningen udsender indkaldelse til generalforsamling med tilhørende materiale pr. mail til alle medlemmer, typisk ultimo februar. Har et medlem ikke mail kan udsendelse ske via post. Hvor det skønnes hensigtsmæssigt, kan der sendes yderligere information til medlemmer med mail.

 

Nye og afgåede bestyrelsesmedlemmer/suppleanter

Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig går ud og spiser sammen med suppleanter og afgåede bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Det er en belønning for det arbejde, der er gjort i det forløbne år,

og en velkomst til de nye.

 

Forretningsgange

Der er udarbejdet forretningsgange for følgende områder:

 

Bilag 1.    Nye medlemmer.

Bilag 2.    Udbetaling af skattefri godtgørelser til bestyrelse og holdledere/instruktører.

Bilag 3.    Gaver.

Bilag 4.    Oprettelse/forbliven og nedlæggelse af hold.

Bilag 5.    Forretningsgang for udtagelse af spillere til eksterne turneringer.

 

 

Bilag 1

 

Nye medlemmer

Nye medlemmer optages fra de er fyldt 55år og efter de har godkendt HSI decorum og tilmeldt sig den/de idrætter det nye medlem ønsker at deltage på. Nogle idrætter/hold kan have begrænsninger eller fyldt op. Så kan man tilmelde sig venteliste.

 

 

Bilag 2

 

Forretningsgang for udbetaling af skattefri godtgørelser,

jf. Bekendtgørelse om udbetaling af skattefri godtgørelser til ulønnede bestyrelsesmedlemmer eller til frivillige, ulønnede medhjælpere, der yder bistand som led i foreningens skattefri virksomhed, i henhold til § 7 M i lov om påligningen af indkomstskat til staten (ligningsloven), jf. lovbekendtgørelse nr. 1017 af 28. oktober 2011.

 

Skattefri godtgørelser til bestyrelse, gældende fra ordinær generalforsamling til ordinær generalforsamling:

• Alle valgte bestyrelsesmedlemmer inkl. suppleanter får udbetalt 1.500 kr.

• Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter modtager godtgørelse medio 2. kvartal.

Skattefri godtgørelser til instruktører/holdledere pr. sæson.

• Instruktører/holdledere får udbetalt 1.500 kr. pr. hold med mindst 8 deltagere, hvor de er faste instruktører på forskellige ugedage.

• Faste hjælpere og vikarer får udbetalt 750 kr. på hold med mindst 8 deltagere.

• Bestyrelsen kan dog i enkelte tilfælde dispensere herfra.

Udbetalingstidspunkt m.m.:

• Medio 3. kvartal, udbetales fuldt beløb for sæsonen.

Instruktører, der tiltræder i løbet af året får udbetalt følgende godtgørelser:

• I løbet af 3. kvartal - der udbetales fuldt beløb

• I løbet af 4. kvartal – der udbetales 1.125 kr.

• I løbet af 1. kvartal – der udbetales 750 kr.

• I løbet af 2. kvartal – der udbetales 375 kr.

Revisorer:

Der gives et par flasker eller lignende, svarende til en værdi omkring 200 kr. til de 2 revisorer i forbindelse med den årlige revision.

 

Bilag 3

 

Forretningsgang for gaver og opmærksomheder i Hørsholm Senior Idræt

 

Hørsholm Senior Idræt (HSI) giver gaver efter følgende vejledende retningslinjer:

 

Generelt er det beløb, som gives gaver for ca. 300 kr. Der gives ikke dobbeltgaver (hvis en gavemodtager ligger inden for flere kategorier).

 

Eksterne samarbejdspartnere:

Der gives gaver i forbindelse med runde fødselsdage og jubilæer til personer, som har nær tilknytning til HSI.

 

Instruktører/holdledere/bestyrelsesmedlemmer/æresmedlemmer:

 

Fødselsdage:

Der gives gaver til ovennævnte i forbindelse med fødselsdage (60,70,80…) hvis det falder indenfor den aktive periode.

 

Jubilæer: Bestyrelsesmedlemmer

Der gives gaver i forbindelse med jubilæer (10,15,20…) til bestyrelsesmedlemmer, hvis det falder indenfor den aktive periode. Gaven overrækkes ved den kommende generalforsamling.

 

Jubilæer: Instruktører 

Der gives gaver i forbindelse med jubilæer 10,15,20…) til instruktører i HSI, hvis det falder indenfor den aktive periode. Gaven overrækkes ved et instruktørmøde.

 

Der gives en gave i forbindelse med udtræden efter minimum en aktiv sæson.

 

Ved dødsfald blandt igangværende instruktører sendes bårebuket. Ved dødsfald blandt bestyrelsesmedlemmer inkl. ægtefælle sendes bårebuket.

 

Den sunde fornuft skal altid gælde! Er der situationer vi har overset i ovenstående, gives der selvfølgelig en gave eller ved dødsfald en bårebuket.

 

 

Bilag 4

 

Oprettelse/forbliven og nedlæggelse af hold.

 

Der oprettes hold(idrætter) når der viser sig et behov og vi har en instruktør/holdleder til holdet.

 

 

Bilag 5

 

Forretningsgang for tilmelding af spillere til stævner m.v.

 

Hørsholm Senior Idræt (HSI) deltager for så vidt muligt i stævner og lignende arrangementer gennem enten: DGI, DIF eller DAI. Tilmelding sker efter følgende vejledende retningslinjer:

Generelt:

Tilmelding sker gennem holdleder (HL) og HSI turneringsadministrator (TA).

Der dækkes et beløb på max kr. 100 pr. turnering pr. deltager.

Opgaver:

• TA modtager turneringsinvitationer fra arrangørerne.

• TA modtager navne på spillere fra holdlederne.

• TA tilmelder de spillere, som holdlederne har indstillet til den aktuelle turnering.

• TA fremsender liste til kassereren om hvem, der er udtaget samt hvad prisen er for den enkelte.

• TA modtager digitalt program fra arrangørerne, som videresendes til HL

Holdleder:

• HL kommer med forslag til spiller/e med holdopstilling til TA.

• HL videresender det digitale program til tilmeldte spillere i sin trup

Spiller:

• Spilleren betaler forskellen til HSI ved bankoverførsel

• Spilleren deltager i stævnet/turneringen på bedste vis og repræsenterer derfor HSI på

spillermæssig flot måde.

• Spilleren beholder sin(e) præmier.

• En af spillerne vælges som holdleder